Kecenderungan untuk mentolerir hambatan teknis dalam pertemuan virtual bisa mengurangi kualitas kegiatan.
Masih banyak orang yang beranggapan bahwa kegiatan yang diselenggarakan secara virtual tidak bisa menyamai kualitas kegiatan yang diselenggarakan secara real di tempat yang sama. Pendapat ini diperkuat dengan pengalaman yang mungkin mereka jumpai saat terlibat dalam pertemuan virtual entah sebagai penyelenggara atau sebagai peserta. Pendapat ini tentu tidak sepenuhnya benar karena pertemuan virtual sebenarnya bisa juga menghasilkan kualitas pertemuan yang optimal jika dipersiapkan dengan baik.
Tidak bisa dipungkiri bahwa membuat pertemuan virtual sangat tergantung pada koneksi internet, perangkat elektronik dan adanya listrik. Hal yang tidak kalah pentingnya adalah kemampuan tim teknis dalam mengoperasikan peralatan dan program seperti platform Zoom Meeting dan Google Meet juga semua aktor yang berperan dalam kegiatan yang dimaksud seperti host, MC, moderator dan narasumber. Tulisan ini tidak mengulas tentang hambatan yang tidak bisa kita kendalikan seperti listrik dan signal internet tetapi lebih fokus pada hal-hal yang bisa kita kendalikan dan minimalisir serta terutama yang dapat kita tingkatkan. Cara sederhana menyelenggarakan dan menjadi aktor pertemuan virtual yang elegan antara lain sebagai berikut:
Persiapan
- Pertemuan koordinasi sangat penting untuk menyamakan persepsi semua yang terlibat dalam kegiatan. Jika narasumber tidak bisa ikut dalam persiapan maka pastikan TOR (Term of Reference) kegiatan secara rinci sudah dikirimkan.
- Uji coba perangkat. Sebelum waktu pelaksanaan sebisa mungkin menguji coba semua perangkat yang akan digunakan termasuk kapasitas Zoom atau Google Meet yang ada sesuai dengan jumlah peserta. Uji coba juga video yang akan ditayangkan pastikan suaranya jelas dan lancar.
- Tempat. Perhatikan di mana tempat kita akan berada saat mengikuti kegiatan apakah cahaya cukup, ruangan tidak bising/bukan tempat orang berlalu lalang.
- Biodata narasumber. Kredibilitas narasumber penting untuk diketahui peserta, oleh karena itu sebagai penyelenggara kita bisa meminta langsung dari narasumber supaya host/moderator dapat memperkenalkan sesuai dengan keinginan narasumber. Mencari sendiri biodata narasumber bisa saja tetapi resikonya jika ada data yang sudah tidak sesuai lagi maka kita akan terkesan kurang profesional.
Pelaksanaan
- 30 menit sebelum dimulai tim teknis/host/moderator/MC sudah siap dan memastikan bahwa narasumber sudah siap pula.
- Untuk tampilan virtual yang menarik dan jelas pastikan jika menggunakan virtual background maka pakaian yang kita gunakan tidak berwarna senada atau harus kontras untuk menghindari “tampak wajah doang”.
- Alangkah baiknya menggunakan laptop supaya kita bisa mengetahui semua aktivitas yang terjadi dan mengambil aksi yang dibutuhkan segera. Misalnya memute-kan mic yang bocor dan lain-lain.
- Jarak antara kamera dan wajah kurang lebih 60 cm dan bisa sejajar dengan dahi kita, jangan terlalu kebawah atau ke atas. Jika wajah kita terlalu dekat dengan kamera dengan posisi kamera di bagian bawah maka bisa saja hidung atau mulut kitalah yang akan terlihat oleh peserta dan jika terlalu ke atas hanya akan tampak kepala. Hal ini tentu tidak lucu bukan? Upayakan yang terlihat bagian pinggang ke atas.
- Saat peserta sudah mulai masuk MC/host bisa menyapa dan bercakap-cakap ringan untuk membangun engagement dengan peserta.
- Narasumber adalah bintang dalam webinar. Saat menjadi host/moderator kita harus bisa menahan diri untuk memberi komentar atau menjawab pertanyaan peserta walaupu kita tahu jawabannya. Berhati-hatilah menarik kesimpulan dari materi yang disampaikan narasumber. Jika kita ingin memparafrase pastikan konfirmasi ke narasumber untuk memastikan kita tidak mengkerdilkan ide sebenarnya.
- Jangan membelakangi tempat orang berlalu lalang untuk menghindari “penampakan” yang tidak semestinya.
- Menyampaikan aturan di awal sangat penting apalagi kalau kegiatan virtual yang kita laksanakan adalah yang pertama kali. Penyampaian di awal ini dapat meminimalisir pertanyaan-pertanyaan yang kurang esensial dan mengganggu konsentrasi di kolom chat seperti peserta yang terus menanyakan absensi, materi atau bahkan minta izin ke belakang/buang air.
Itulah beberapa cara sederhana yang bisa kita persiapkan saat menjadi penyelenggara dan aktor pertemuan virtual. Kecenderungan untuk mentolerir hambatan teknis dalam pertemuan virtual bisa mengurangi kualitas kegiatan dan mengganggu fokus peserta. Tentu kita semua berharap semua berjalan lancar dan berdampak jangka Panjang. Merefleksikan peran kita merupakan salah satu bagian penting untuk menjadi penyelenggara dan aktor pertemuan virtual yang elegan.
Artikel ini ditulis oleh Riny Cintya Kumendong, Fasilitator PPGP, Fasilitator Nasional P5, Cohort 7 PMM, Komite Pembelajaran SMKPK, Guru Pendidikan Agama Katolik, Guru Bimbingan Konseling SMKN 1 Tomohon